Dit komt er allemaal kijken bij het organiseren van een festival

Het organiseren van een festival is heel wat meer dan een hek om een groot grasveld zetten en een schietgebedje doen dat het droog blijft. De voorbereidingen beginnen vaak al een jaar of langer van tevoren. Er moet een actieplan worden gemaakt met wat er allemaal moet worden geregeld en dat is heel wat.

Locatie en vergunning
Als er een feestweek wordt georganiseerd op het plein in het dorp dan moet daar een vergunning voor worden aangevraagd bij de gemeente. Dat moet ruim van tevoren want ambtelijke molens draaien niet zo snel. Bij de vergunningaanvraag moet precies worden verteld wat de bedoeling is. Zijn er kramen, optredens of andere activiteiten? Op welke dagen en tot hoe laat duren de activiteiten? Doorgaans wordt er toestemming gegeven om muziek te spelen tot uiterlijk 1.00 uur ‘s nachts. Ook moeten er zaken worden opgepakt als beveiliging en EHBO. De politie en brandweer moeten op de hoogte zijn zodat zij weten dat er mogelijk een calamiteit kan zijn als er op de festivallocatie iets onverwachts gebeurt. Als dat allemaal is geregeld dan kun je het programma gaan invullen en het boeken van artiesten gaan regelen.

Artiesten boeken
Als je artiesten wilt laten optreden dan moet je die boeken. Artiesten die (enige) landelijke bekendheid genieten hebben hun management meestal ondergebracht bij een bureau zoals Lukassen. Met hen neem je dus contact op als je de artiest voor een optreden wilt vastleggen. Voor een optreden van een half uur geldt meestal een vaste prijs, soms verhoogd met een vergoeding voor de reiskosten. Vanzelfsprekend is een optreden duurder als de artiest optreedt met een begeleidingsband. Voor de optredens moet een geschikte geluidsinstallatie worden geplaatst, deze kun je huren bij een gespecialiseerde verhuurder. Bij de bevestiging van de boeking wordt vermeld welke installatie vereist is. Artiesten moeten de beschikking hebben over een kleedkamer waar zij zich op het optreden kunnen voorbereiden. Een organisator moet er rekening mee houden dat een artiest op het laatste moment verhinderd is, er moet dus altijd een plan B klaarliggen.

Hoeveel mensen komen naar het festival?
Als er voor het festival entree wordt geheven dan worden er vooraf kaarten verkocht en weet de organisatie dus hoeveel mensen er zullen komen. Als de entree gratis is dan is het wat lastiger om het aantal bezoekers in te schatten. Vaak worden er met  de brandweer afspraken gemaakt hoeveel mensen er het terrein op mogen om het allemaal veilig te houden. Als het terrein afgesloten is, moeten er duidelijke vluchtroutes zijn in geval van een noodsituatie. Het is aan de organisatie om ervoor te zorgen dat de afgesproken bezoekersaantallen niet worden overschreden. Gebeurt dat wel dan kan de politie besluiten om het evenement stil te leggen omdat de situatie ter plaatse onveilig is. In dat kader moet je ook een plan hebben voor het geval het weer roet in het eten gooit. Een regenbui is wel te overzien, maar bij zware regen, storm of onweer moet er een plan B zijn, zoals uitstel van de activiteiten of aanpassing van het programma.